どんな仕事でもマニュアルは大事です。マニュアルがあることで仕事の可視化ができますし、特にはじめての業務をするときにマニュアルがあると、それだけで少し不安がなくなります。

ですが、いざマニュアルを作ろうとすると、思った以上に時間と手間がかかり、断念してしまうという人が多いのではないでしょうか。そのため、随時マニュアルを見直し更新する、という作業も滞りがちです。

そこで、マニュアル大好きな私が、マニュアル作りと更新を簡単に、そして美しく作成するためのwordの「目次機能」をご紹介します。

 

目次機能とは

マニュアルに自動的に目次を作ることができます。自動的に生成される目次なので、マニュアル制作の過程でページの増減があった場合も、自動的に目次のページを最新情報にしてくれます。

いちいち目次のページをそのつど書き直している方がいたら、この技で作業時間は激減するでしょう。

 

目次と本文を作成する

このように、目次と本文を作成します。

サンプルの文字の部分が目次、☓☓☓☓で書かれた部分が本文になります。

 

 

 

 

目次を指定する

目次になる部分を１つ１つ決定していきます。

このように目次になる部分を選択し、

 

 

 

「参考資料」→「テキストの追加」→「レベル１」をクリックします。

 

するとこのように、目次の左に「・」が付きます。これで目次設定は完了です。

 

この手順で、ほかの目次も設定していきましょう。

 

目次を生成する

目次を作成するためのページを用意します。通常は1ページ目でしょうから、空白の1ページ目を用意します。マニュアル部分を次ページにずらすよう、改行を入れるとよいと思います。

ちなみに改行をするときに、「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押すと、1回で次ページを改行してくれます。これも便利な機能ですので活用しましょう。

 

1ページ目に、目次を挿入してみましょう。

「参考資料」→「目次」→「自走作成の目次１」

 

すると、事前に目次として設定した部分をまとめた目次が作成されます。ちゃんとページ番号も入っています。

 

目次の更新

この目次は、「更新」することで簡単に最新状態にすることができます。

具体的には、マニュアルに修正を加えて、ページ番号が変わったときや、目次を追加したときに、それらを反映してくれます。

 

たとえば、このような状態にマニュアルを修正したとします。

 

「参考資料」→「目次の更新」をクリック。

「目次の更新」というウィンドウが開きますので、ページ番号のみ更新の場合は、「ページ番号を更新する」。

目次の追加などを行った時は「目次をすべて更新する」を選んで「ＯＫ」をクリックしてください。

 

するとこのように、目次が最新の状態に更新されます。

ページ番号がちゃんと変更されていますね。

 

いかがでしたでしょうか。この目次機能を活用すれば作成も楽ですし、修正してページが前後したり入れ替わっても、瞬時に最新情報に更新されてくれます。

なにより見た目もきれいですね。

目次の種類は他にも多数ありますので、お好みのものをお選びください。