通常、業務はひとつではなく、複数担当していると思います。
人間の頭は基本的にマルチタスク（並行処理）に対応していないため、シングルタスクでひとつずつ順番に完了させていくことになります。

しかし、その順番を決めることが意外と難しく、適当な順番で処理してしまうと、難易度の高い業務が締め切り間近になっても完了していない、という事態に陥ります。

今回は、業務に優先順位をつける一、最もシンプルな方法をお教えします。

 

重要度×緊急度

業務にはそれぞれ、重要度と緊急度があります。
この掛け算により、優先順位を決めます。

 

 

重要度＝業務が行われなかった場合に発生する損害や機会損失の大きさ
机の上を片付ける＝行われなかった場合の損失が小さい＝重要度1
就業規則を見直す＝行われなかった場合の損失が大きい＝重要度4
研修申し込み　　＝行われなかった場合の損失が大きい（怒られる）＝重要度5

緊急度＝完了までに残された期間
机の上を片付ける＝毎日の完了が必要＝緊急度5。
就業規則を見直す＝1年後までに完了 ＝緊急度1
研修申し込み　　＝締め切りが明日   ＝緊急度5

 

この掛け算をして優先順をつけてみましょう。

1位　研修申し込み　　　重要度5×緊急度5＝25
2位　就業規則を見直す　重要度5×緊急度2＝8
3位　机の上を片付ける　重要度1×緊急度5＝5

 

スケジューリングする

この優先順位につき、スケジューリングします。
ただし、締切日をスケジュール帳に記入しても意味がありません。
記入するのは、業務を行う日です。

1位　研修申し込み　　　重要度5×緊急度5＝25　　今日、業務を行う
2位　就業規則を見直す　重要度5×緊急度2＝8　　  明日、業務を行う
3位　机の上を片付ける　重要度1×緊急度5＝5   　  明後日、業務を行う

 

補足　重要度は自分にとっての重要度

客観的に見た重要度ではなく、自分にとっての重要度で考えましょう。
机の上を片付ける、が、周りにとって必要であるかどうかよりも、自分が強いストレスに感じるかどうかで点数をつけます。

 

 

まとめ

 

いかがでしょうか。
とてもシンプルですが、有効な優先順位の付け方です。
業務の優先順位の付け方に迷いがある方は、ぜひ数日に一回、この方法をお試しください。