デスクワークをしていると、様々なストレスが発生します。そのなかでも業務進行に関するストレスは特に多いのではないでしょうか。思ったように進まない、なにをすればこの仕事が終わるのかがはっきりしない、急に別の仕事が入って予定が狂った、そもそも自分の業務の進捗が把握できていない、などなど。

そんな業務ストレスを少しでも減らため、「仕事のタスク化」をおすすめします。

仕事のタスク化とは

１つの仕事をそのままこなしていくと、完了までの道のりがとても遠く感じます。しかも、自分が今、この仕事のどこまで済ませているのか、という進捗状況も把握できません。さらに言えば、この調子で本当にこの仕事が終わるのかも確信が持てません。

そこで、１つの仕事をタスク化してみましょう。タスクとはそもそも「課題」という意味ですが、ここでは「作業」として使用します。

１つの仕事を細かい「作業」レベルに分解し目に見える形する。それが仕事のタスク化です。

タスク化の例

たとえば、「Ａ書類を作成して上司に提出する」という仕事があったとします。

これをタスク化すると、以下の通りとなります。
・書類作成の目的を上司に確認する（なにに使用される書類なのか）
・書式の確認
・過去に同じ書類が作成されたことがないか調べる
　　　あれば、その書類を探す
　　　過去の書類データをコピーして使用する
・書類作成のためのデータaを集める
　　　aはネットで収取可能なので、ネットで収集
・書類作成のためのデータbを集める
　　　bはB部署に聞く必要がある
　　　B部署の方にアポを取る
　　　聞き取るための資料準備（過去の書類のコピーを見せ、目的を伝える）
　　　聞き取り
・書類作成
・書類仮完成
・書類を同僚にチェックしてもらう
・書類修正
・書類を上司に提出
・上司より修正指示
・書類修正
・書類提出　完了

いかがでしょう。１つの仕事が、細かく作業化されました。これが「タスク化」です。

タスク化のメリット

細かく作業を分けることで、以下のようなメリットがあります。

・進捗の確認ができる
・「し忘れ」が減り、業務の後戻りが減る
・タスクをこなすという達成感が頻繁に味わえる
・スケジュール帳などへの記載が容易
・タスクの一部を他者に依頼することが容易
（上記例でいえば、「ネットでの情報収集のみ同僚に頼む」など）
・することが目に見えているので、ストレスが消える

 

もしこの業務のタスク化をしていなかったらどうなってしまうでしょうか。
・自分がこの仕事のどこまでを済ませているかがわからない
・しなければいけなかった作業をとばしてしまう
・他者に進捗を聞かれても答えられない
・他者に今後の予定を聞かれても答えられない
・作業中にほかの仕事が入ってきたときに、スケジュール見直しが困難
・作業がひとかたまりになっているので、他人にお願いすることができない
・最終的に完成するまで達成感がない。最悪、ストレスやミスで完成しても達成感がない
・納期が遅れる

 

ストレス満載ですね。こんな仕事の仕方でデスクワークを楽しむことはとても難しいでしょう。

タスクごとの目標時間を設定する　

タスクをこなすときは、目標時間を設定しましょう。たとえば「今日は、このタスクを10時までに終わらせよう」などです。達成しやすい短期目標があると、集中して仕事をすることができます。

時間設定をせず、「この作業をまずは終わらせよう」とだけ考えてしまうと、無駄に時間をかけてしまうだけです。時間という制約を課すことで、集中してメリハリの利いた仕事をすることができます。そしてなにより、やり終えたときの達成感が味わえます。

楽しく仕事をするうえで、達成感は必要不可欠です。必ず目標時間を設定しましょう。

まずはやってみる、が大事

一見、仕事のタスク化とは矛盾したことを言っているように聞こえるかもしれませんが、理屈はこうです。

仕事を開始する前に、仕事を細かくタスク化したとき、すべての工程を漏れなくタスク化できているとは限りません。実際にはタスク化できているのは半分くらいでしょう。

なぜなら、残り半分は、やってみて初めて見えてくるタスクだからです。

ですので、「最初のタスク化を完璧にしてから作業を開始しよう」と思ってもそれは不可能です。やってみないと見えないタスクは、やらない限り見えません。

よく、「何事もまずはやってみることだ」という格言めいた言葉を耳にします。あれは、ただの格言ではありません。やってみないと見えないタスクを抽出するため、「まずはやってみる」ことが大事というわけです。

 

 

仕事のタスク化、いかがでしたでしょうか。タスク化したものは、スケジュールソフトやToDoソフト、付箋を手帳にそれぞれ貼り付けるなど、さまざまな方法で見える化できます。方法を選択するときになにより大事なことは、ストレスがない方法を選ぶこと。自分のやりかたにあった方法を見つけ、仕事をタスク化してみましょう。