業務効率低下の最大の原因は「割り込み業務」だとよく言われます。

 

電話で業務を依頼される。
目に映った別の業務に手を出してしまう。
などなど。

 

それを処理してまた元の業務に戻っても、どこまでやっていたのか思い出すのに時間もかかります。
元の作業スピードや元の集中力を取り戻すのには、相当の時間を要するでしょう。

 

主観ですが、集中して業務をしていたときのスピードと比較して、割り込み業務後に復帰して仕事した場合のスピードは、10分の１以下です。
特にアイデアを練りだす必要のある業務の場合は最悪で、本来であれば生まれていたはずのアイデアが、割り込み業務に次々と殺されていきます。

 

そこで割り込み業務を防ぐための手段のひとつが、「保留力」です。
割り込み業務をいったん後回しにします。
付箋に保留する業務を記入し、机の横に貼っておく、などの方法が一般的です。

 

割り込み業務を保留することは意外と難しいものですが、原因は主に以下の通りです。

・他人からの依頼なので先に終わらせたほうがよいのでは、という気になる
・手を付ければすぐ終わるような軽作業が目の前にある
・自分が好きな業務が目の前にある
・あとで業務を行うことを忘れてしまうかもしれない、という恐怖心

 

このような原因を取り除くために、まずはその業務を具体的に数字で評価し、保留するかどうか判断しましょう。

 

もっとも簡単な方法は、
緊急性と重要性を3段階で評価し、その掛け算をして4以下のものは保留するという方法です。

例）

緊急性３×重要性１＝３　　　保留する
緊急性２×重要性２＝４　　　保留する
緊急性３×重要性２＝６　　　先に処理
緊急性３×重要性３＝９　　　先に処理

 

この方法だと、業務を保留する理由が明確になり、保留しやすくなります。

 

 

単純な方法ですがとても有効なので、割り込み業務にお悩みの方はぜひお試しください。